Zasady etyki arbitrów w sądownictwie polubownym
(przyjęte przez Walne Zebranie Polskiego Stowarzyszenia Sądownictwa Polubownego w Warszawie dn. 22 maja 2000r.)
Rozstrzyganie sporów w drodze arbitrażu
stanowi istotny element systemu sprawiedliwości, zapewniający,
w oczekiwaniu społecznym, rzetelne orzeczenie o prawach i
obowiązkach stron, których spory zostały poddane rozstrzygnięciu
sądu polubownego. Osoby, które podejmują się roli arbitrów
uczestniczą w wymiarze sprawiedliwości i przyjmują tym samym
istotne obowiązki zarówno wobec stron jak i wobec społeczeństwa.
Do obowiązków tych należą także obowiązki w sferze etyki.
Niniejsze zasady stanowią wytyczne w zakresie etyki osób, które podejmują się roli arbitra w sporach poddanych rozstrzygnięciu sądu polubownego. Użyte w niniejszych zasadach określenie "arbiter" odnosi się także do osób określanych mianem "superarbitra", "przewodniczącego składu orzekającego" itp.
Zasady niniejsze wynikają z ogólnych norm moralnych i nie wchodzą w skład reguł arbitrażowych oraz nie mogą być rozumiane jako źródło prawa albo norma interpretacyjna postanowień umownych stron albo przepisów prawa określających przyczyny wyłączenia arbitra lub uchylenia orzeczenia arbitrażowego. Strony w zapisie na sąd polubowny mogą powołać niniejsze zasady jako mające zastosowanie do arbitrów rozstrzygających sprawę objętą zapisem. Mogą one być także rekomendowane przez korporację zawodową, której członkiem jest arbiter, lub przez podmiot, który organizuje usługi arbitrażowe albo takimi usługami administruje.
Zasady niniejsze dotyczą zarówno arbitrów rozpoznających sprawę według regulaminów uchwalonych przez organizacje lub gremia międzynarodowe (np. UNCITRAL) albo krajowe (np. Krajową Izbę Gospodarczą w Warszawie), jak i tych arbitrów działających w arbitrażach "ad hoc", dla których strony w zapisie na sąd polubowny nie ustanowiły regulaminu lub reguł, wg których ma się toczyć postępowanie. Dlatego też w niniejszych zasadach zawarte są niektóre reguły postępowania, które niejednokrotnie zostały objęte odnośnym regulaminem. W takich przypadkach wskazano, że odnośna zasada ma zastosowanie, o ile regulamin lub reguły mające zastosowanie w sprawie inaczej nie stanowią.
1. Niezależność i bezstronność arbitra
1.1. Obowiązkiem arbitra jest nadanie należytej rangi postępowaniu arbitrażowemu, a w szczególności, aby zachowana była bezstronność i niezależność tego postępowania. Arbiter powinien kierować się bezstronnością wobec stron, których sprawy są rozstrzygane jak i wobec wszelkich innych osób biorących udział w postępowaniu arbitrażowym. Arbiter nie jest rzecznikiem strony i od momentu wyznaczenia staje się od niej niezależny, chociaż strona ma wpływ na wybór konkretnego arbitra.
1.2. Osoba wyznaczona do pełnienia funkcji arbitra powinna wyrazić zgodę na przyjęcie tej funkcji tylko wówczas, jeżeli jest całkowicie przekonana, że 1) może świadczyć tę usługę bezstronnie, 2) posiada niezbędne kwalifikacje do rozpatrzenia i rozstrzygnięcia sprawy będącej przedmiotem sporu, 3) może poświęcić udziałowi w postępowaniu czas i uwagę, jakiej strony mogą od niej rozsądnie oczekiwać
1.3. Arbiter od chwili wyrażenia zgody na pełnienie tej funkcji nie może angażować się w żadne zajęcia, działalność lub powiązania finansowe, handlowe, zawodowe, rodzinne lub towarzyskie, a także przyjmować korzyści finansowych lub osobistych, które mogłyby ograniczać jego niezależność, albo stwarzać uzasadnione pozory stronniczości lub uzależnienia. Obowiązek ten trwa także przez rozsądny okres czasu po rozstrzygnięciu sprawy.
1.4. Wobec wszystkich uczestników postępowania arbiter obowiązany jest wykazywać brak uprzedzeń. Nie powinien poddawać się naciskom zewnętrznym, obawom przed krytyką lub kierować się osobistym interesem. Powinien unikać zachowania lub wypowiedzi, które mogłyby sprawiać wrażenie stronniczości w stosunku do którejkolwiek ze stron postępowania.
1.5. Arbiter powinien podejmować wszelkie rozsądne działania dla zapewnienia uczciwego, szybkiego i oszczędnego rozstrzygnięcia sprawy przekazanej mu do rozpatrzenia. Arbiter powinien dokładać starań mających na celu udaremnienie prób przewlekania postępowania.
1.6. Nie jest bezstronny i nie powinien podjąć się funkcji neutralnego arbitra, kto sprzyja jednej ze stron lub posiada uprzednią znajomość przedmiotu sporu. Potencjalny arbiter jest stronniczy względnie posiada uprzednią znajomość przedmiotu sporu, jeżeli np. zanim został wyznaczony arbitrem, działając w jakimkolwiek charakterze, wydał opinię o przewidywanym wyniku sporu.
1.7. Arbiter, który jest członkiem lub pracownikiem kancelarii albo firmy prawniczej, powinien dołożyć starań, aby ta kancelaria lub firma nie nawiązała stosunków, które mogłyby oddziaływać ujemnie na neutralność arbitra albo stwarzać uzasadnione wrażenie jego stronniczości, zależności lub korzyści finansowej otrzymywanej po zakończeniu procesu.
2. Wyjawienie okoliczności mogących mieć ujemny wpływ na bezstronność arbitra lub stwarzać wrażenie stronniczości albo zależności
2.1. Osoba, która została wyznaczona arbitrem przed przyjęciem tej funkcji powinna wyjawić:
a) korzyści finansowe lub osobiste związane z wynikiem procesu arbitrażowego,
b) istniejące aktualnie lub w przeszłości powiązania finansowe, handlowe, zawodowe, rodzinne, które mogłyby sugerować istnienie stronniczości lub zależności od strony, lub jej pełnomocnika; obowiązek ujawnienia dotyczy również sytuacji, gdy opisane wyżej stosunki dotyczą bliskich członków rodziny, pracowników albo wspólników (współpartnerów) arbitra,
c) charakter i zakres uprzedniej znajomości sporu.
2.2. Obowiązek określony w pkt. 2.1 i 2.2 istnieje także po przyjęciu funkcji arbitra w każdym stadium postępowania arbitrażowego.
2.3. Wyjawienie powinno być dokonane wobec wszystkich stron postępowania oraz pozostałych arbitrów, chyba że w umowie stron, regulaminie albo w obowiązujących przepisach prawa przewidziano inną formę ujawnienia
2.4. Arbiter powinien wyłączyć się ze sprawy, jeżeli wniosek o wyłączenie złożą lub poprą wszystkie strony uczestniczące w postępowaniu. Jeżeli z wnioskiem o wyłączenie arbitra występują tylko niektóre strony, powinien również się wyłączyć, chyba że po starannym rozważeniu sprawy dojdzie do wniosku, że zarzuty nie są istotne, a on pomimo ich istnienia może sprawę rozpoznać i rozstrzygnąć w sposób niezależny i uczciwy, zaś wyłączenie mogłoby spowodować zwłokę lub narazić stronę/strony na dodatkowe koszty.
2.5. Jeżeli umowa stron, regulamin arbitrażowy lub obowiązujące prawo reguluje procedurę wyłączenia arbitra, należy postąpić zgodnie z tą procedurą.
3. Kontakty ze stronami
3.1. Jeżeli sposobu i treści komunikowania się ze stronami nie uregulowano inaczej w umowie stron lub regulaminie, arbiter obowiązany jest do stosowania następujących zasad postępowania:
a) z chwilą otrzymania wiadomości o wyznaczeniu, przyszły arbiter może zadawać stronom lub ich pełnomocnikom pytania dotyczące identyfikacji stron lub świadków oraz ogólnego charakteru sprawy. Może także udzielać odpowiedzi na pytania stron lub ich pełnomocników zmierzające do ustalenia, czy posiada on odpowiednie przygotowanie do rozpatrzenia sprawy danego rodzaju. W takiej rozmowie arbiter może uzyskiwać informacje dotyczące ogólnego charakteru sprawy, ale nie powinien pozwolić stronom lub ich pełnomocnikom na wypowiedzi co do istoty sprawy,
b) dopuszczalne jest kontaktowanie się strony w takich sprawach, jak ustalenie miejsca i daty rozprawy lub ustalenia innych szczegółów dotyczących organizacji postępowania. O przedmiocie rozmowy arbiter powinien powiadomić niezwłocznie drugą stronę i nie powinien podejmować żadnej decyzji przed stworzeniem drugiej stronie możliwości wypowiedzenia się w danej kwestii,
c) kopie wszelkich pism kierowanych do jednej ze stron arbiter doręcza bezzwłocznie drugiej stronie (stronom). Jeżeli otrzymał pismo jednej ze stron, z którego wynika, że odpis nie został przekazany drugiej stronie (stronom), powinien sporządzić odpis pisma i przesłać lub spowodować przesłanie stronie, która odpisu pisma nie otrzymała,
d) zasady określone w pkt. b) i c) powyżej dotyczą superarbitra, jeżeli sprawa rozpoznawana jest w składzie wieloosobowym.
3.2. Arbiter nie może przyjąć bezpośrednio lub pośrednio korzyści majątkowej lub skorzystać ze znaczącej grzeczności którejkolwiek ze stron uczestniczących w postępowaniu.
4. Staranność i rzetelność postępowania
4.1. Na każdym etapie postępowania należy stosować zasadę równości stron oraz każdą ze stron traktować jednakowo i rzeczowo.
4.2. Arbiter powinien okazywać stronom opanowanie, cierpliwość, umiar i szacunek.
4.3. Arbiter powinien prowadzić postępowanie starannie i sprawnie oraz doprowadzić do zakończenia sprawy tak szybko, jak to jest możliwe.
4.4. W braku regulaminu postępowania mającego zastosowanie w danej sprawie:
a) arbiter powinien zapewnić każdej stronie i jej pełnomocnikowi możliwość osobistego stawienia się i ich wysłuchania na rozprawie. Arbiter powinien umożliwić każdej ze stron przedstawienie dowodów i argumentów, co nie narusza prawa arbitra do odrzucenia dowodów powtarzających się lub nie mających istotnego znaczenia w sprawie;
b) jeżeli strona prawidłowo powiadomiona o terminie rozprawy nie stawi się bez uzasadnionej przyczyny, arbiter może rozpoznać sprawę także pod nieobecność tej strony;
c) jeżeli arbiter dojdzie do wniosku, że dla wyjaśnienia sprawy potrzebne są dalsze wyjaśnienia lub dowody, może zażądać dodatkowych informacji od stron lub przedłożenia dokumentów albo przedstawienia innych dowodów;
d) dopuszczalne jest sugerowanie stronom podjęcia próby polubownego zakończenia sporu. Arbiter nie powinien być obecny ani uczestniczyć w rozmowach stron dotyczących tej kwestii, chyba że zostanie przez obie strony o to poproszony. Niedopuszczalne jest wywieranie na strony nacisku na zawarcie ugody.
5. Sumienność, słuszność i rozwaga przy rozstrzyganiu spraw
5.1. Arbiter powinien rozstrzygnąć o wszystkich żądaniach stron po ich dokładnym rozpatrzeniu i rozważeniu oraz wszechstronnym wyjaśnieniu okoliczności istotnych dla rozstrzygnięcia sprawy. Rozstrzygnięcie nie może dotyczyć spraw, które nie były przedmiotem żądań stron.
5.2. Arbiter powinien kierować się zasadą sprawiedliwości oraz stosować osąd uczciwy i rzeczowy i nie powinien dopuścić, aby zewnętrzne naciski miały wpływ na treść orzeczenia.
5.3. Arbiter nie może zlecić obowiązku rozstrzygnięcia o żądaniach stron innej osobie.
5.4. Jeżeli regulamin mający zastosowanie w sprawie nie stanowi inaczej, arbiter na żądanie stron włączy do orzeczenia treść zawartej przez nie ugody, zaznaczając w treści orzeczenia, że oparte jest ono na ugodzie stron.
6. Zaufanie i poufność związana z funkcją arbitra
6.1. Arbiter nie może korzystać w interesie własnym lub osoby trzeciej z informacji uzyskanych w czasie postępowania arbitrażowego lub w związku z nim, albo takich informacji ujawniać dla celów nie związanych bezpośrednio z postępowaniem, które się toczy lub zostało zakończone. Arbiter powinien zachować w tajemnicy wszystkie wiadomości uzyskane w związku z postępowaniem w sprawie, która jest lub była przedmiotem rozstrzygnięcia.
6.2. Nie jest dopuszczalne ujawnienie treści orzeczenia przed doręczeniem orzeczenia stronom. Nie stanowi naruszenia tej zasady przekazanie orzeczenia pracownikom instytucji lub organizacji administrującej postępowaniem w celu podjęcia czynności kancelaryjnych i doręczenia orzeczenia stronom.
7. Wynagrodzenie i koszty
7.1. Ustalenia dotyczące wynagrodzenia i kosztów arbitra powinny być rzetelne oraz przedstawione stronom jasno i jednoznacznie.
7.2. Zasady i warunki zapłaty wynagrodzenia powinny być ustalone przed przyjęciem funkcji arbitra. Wszystkie strony postępowania powinny być o nich powiadomione na piśmie.
7.3. Jeżeli postępowanie prowadzone jest według regulaminu lub reguł organizacji lub instytucji administrującej postępowaniem, płatności powinny być załatwiane przez tę organizację lub instytucję.
8. Sporządzenie orzeczenia
8.1. Orzeczenie powinno być sformułowane w sposób jasny, przejrzysty i być kompletne.
8.2. Orzeczenie powinno być zredagowane w poprawnym języku, w sposób logiczny, i odpowiadać wszelkim wymaganiom formalnym przewidzianym obowiązującym regulaminem lub przepisami prawa. Rozstrzygnięcie powinno obejmować wszystkie sprawy przedstawione do rozpatrzenia. Rozstrzygnięcia dotyczące każdej kwestii powinny być jednoznaczne i sformułowane precyzyjnie tak, aby orzeczenie było wykonalne stosownie do wymagań prawa.
8.3. Arbiter nie ma obowiązku sporządzenia uzasadnienia orzeczenia, chyba że żądają tego strony, lub gdy jest to przewidziane w obowiązującym regulaminie postępowania arbitrażowego albo wymagane przepisami prawa.
9. Zakaz reklamy
9.1. Arbitra obowiązuje zakaz reklamowania się w jakiejkolwiek formie.
9.2. Arbiter powinien zachować umiar w propagowaniu swoich usług jako arbitra.
Informacja o gotowości do pełnienia funkcji arbitra lub możliwości skorzystania z usług danej osoby w tym charakterze powinna być ograniczona do:
- krótkiego opisu przygotowania i doświadczenia zawodowego
- określenia dziedzin, w których działa zawodowo lub jest ekspertem
- informacji niezbędnych dla nawiązania kontaktu
- informacji, że jest ewentualnie wpisana na listę arbitrów lub że brała udział w arbitrażu ad hoc.
Informacja nie może:
- być nieścisła lub niedokładna,
- zawierać porównania z innymi arbitrami lub reprezentantami innych zawodów,
- zawierać stwierdzenia określające jakość pracy arbitra lub jego osiągnięcia w praktyce arbitrażowej,
- sugerować podjęcie się funkcji arbitra inaczej niż w oparciu o niniejsze zasady.
Zasada niniejsza nie wyklucza możliwości publikowania drukiem ogłoszeń odpowiadających wyżej podanym normom lub zamieszczania ich w Internecie, osobistego prezentowania się przyszłym użytkownikom usług arbitrażowych, z zachowaniem wyżej podanych norm, albo udzielania odpowiedzi na pytania dotyczące możliwości podjęcia się roli arbitra i uczestniczenia w postępowaniu arbitrażowym, kwalifikacji, doświadczenia lub zasad wynagradzania.
